Indice dei contenuti
Fattura pubblica amministrazione: come funziona la fattura-pubblica-amministrazione elettronica verso la PA
Ogni anno, oltre 60 milioni di fatture elettroniche transitano verso la PA attraverso il Sistema di Interscambio. Una fattura pubblica amministrazione compilata male viene scartata dal SdI o rifiutata dal destinatario. Il ritardo di pagamento che ne consegue supera spesso i 30 giorni. Questa guida percorre ogni passo: dalla normativa ai campi obbligatori, dallo split payment agli errori che bloccano il pagamento.
Fattura elettronica PA: cos'è e perché è obbligatoria
La fattura elettronica verso la PA è un obbligo di legge introdotto dalla Legge 244/2007 per qualsiasi fornitore privato che emette fattura nei confronti di un ente pubblico italiano. Il formato obbligatorio è FatturaPA XML e la trasmissione avviene esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall'Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica verso la PA non è un'opzione. È un obbligo di legge che riguarda qualsiasi fornitore privato che emette fattura pubblica amministrazione nei confronti di un ente pubblico italiano.
Il formato richiesto è FatturaPA XML. La trasmissione avviene esclusivamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall'Agenzia delle Entrate. Non è possibile consegnare una fattura cartacea, via email ordinaria o tramite PEC diretta all'ente: qualsiasi canale diverso dallo SdI è giuridicamente irrilevante.
Normativa vigente: dalla Finanziaria 2008 al 2026
Il punto di partenza è la Legge 244/2007 (Finanziaria 2008), che ha introdotto l'obbligo di fatturazione elettronica verso le amministrazioni dello Stato. L'obbligo è entrato in vigore progressivamente: dal 2014 per le amministrazioni centrali (ministeri, agenzie fiscali, enti previdenziali nazionali), dal 2015 per tutte le altre PA locali.
Il quadro si è poi arricchito con il D.Lgs. 148/2018, che ha recepito la Direttiva europea 2014/55/UE sulla fatturazione elettronica negli appalti pubblici. Il riferimento tecnico per il formato è la specifica FatturaPA versione 1.3.2 di AgID.
Il D.Lgs. 148/2018 ha recepito la Direttiva europea 2014/55/UE rendendo obbligatorio il formato strutturato XML per tutte le fatture emesse nei confronti delle pubbliche amministrazioni italiane, senza eccezioni di soglia o regime fiscale.
Il contesto normativo degli appalti che generano queste fatture è disciplinato dal D.Lgs. 36/2023 (il codice degli appalti vigente). Chi vuole capire il ciclo completo - dalla procedura di affidamento alla fattura - può approfondire le procedure di affidamento dei contratti pubblici.
Chi è obbligato alla fattura PA elettronica
L'obbligo di emettere fattura pubblica amministrazione in formato elettronico vale per tutti i soggetti titolari di partita IVA che emettono fattura verso un ente pubblico: imprese, professionisti, cooperative, consorzi. Non esistono soglie di fatturato che esentano dall'obbligo in ambito B2G.
La distinzione rilevante è tra fatturazione B2B (privato verso privato) e B2G (privato verso governo/ente pubblico). In ambito B2G l'obbligo di usare FatturaPA XML via SdI è assoluto e vale indipendentemente dal regime fiscale del fornitore. I forfettari emettono la fattura PA in formato elettronico, ma con alcune differenze che vedremo più avanti.
I soggetti in regime forfettario (Legge 190/2014) rientrano nell'obbligo B2G e devono trasmettere la FatturaPA XML via SdI esattamente come gli altri contribuenti IVA ordinari, pur non applicando l'imposta sul valore aggiunto.
Riferimento normativo chiave: Legge 244/2007 art. 1 commi 209-214; D.Lgs. 148/2018; Circolare Agenzia delle Entrate n. 1/E 2017; specifiche tecniche FatturaPA AgID v1.3.2.
Come si crea e si invia una fattura elettronica alla PA
Per creare e inviare una fattura elettronica alla PA occorrono tre fasi distinte: preparazione del file XML conforme alle specifiche AgID v1.3.2, trasmissione tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, e gestione delle notifiche di accettazione o rifiuto entro 15 giorni. Ogni fase ha regole precise che, se ignorate, producono scarto o mancato pagamento.
Il processo si articola in tre fasi: preparazione del file XML, invio via SdI, gestione delle notifiche. Ogni fase ha regole precise che, se ignorate, producono scarto o mancato pagamento.
Passo per passo:
-
Identifica l'ufficio destinatario tramite il portale indicepa.gov.it. Cerca l'ente per nome o codice fiscale e recupera il codice univoco ufficio (CUU) a 6 caratteri alfanumerici. Questo è il valore da inserire nel campo
CodiceDestinatariodel file XML. -
Raccogli i dati obbligatori: CIG (Codice Identificativo Gara), CUP se previsto, dati identificativi del cedente e del cessionario corrispondenti all'anagrafica IPA.
-
Compila il file FatturaPA XML seguendo le specifiche AgID v1.3.2. Usa un software di fatturazione compatibile o il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate (disponibile per le partite IVA minori e forfettarie).
-
Imposta l'esigibilità IVA in base al regime applicabile. Per lo split payment:
EsigibilitaIVA = S. -
Trasmetti il file allo SdI tramite il canale configurato (portale web, servizio SFTP, canale PEC o cooperazione applicativa).
-
Monitora le notifiche SdI e le eventuali comunicazioni di accettazione o rifiuto da parte della PA destinataria.
I dati obbligatori: codice univoco, CIG, CUP e split payment
Il codice univoco ufficio (CUU) è il dato più critico. È diverso dal codice IPA dell'ente: identifica specificatamente l'ufficio di fatturazione, che può essere diverso dall'ente che ha assegnato il contratto. Se lavori per un ente locale ma la fattura deve andare alla ragioneria centrale, il CUU è quello della ragioneria.
Il campo CIG è obbligatorio per tutti i contratti soggetti alla tracciabilità dei flussi finanziari (Legge 136/2010). In pratica: contratti pubblici sopra i €5.000. Esistono eccezioni (utenze, canoni, acquisti in economia minori), ma il principio generale è che se hai un numero di CIG dal contratto, lo devi inserire in fattura.
Il CUP è obbligatorio quando il contratto riguarda un progetto finanziato con fondi pubblici (nazionali o europei, inclusi i fondi PNRR). Se il contratto ha un CUP, va indicato.
Il Sistema di Interscambio (SdI): come funziona
Il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate ha elaborato oltre 60 milioni di fatture elettroniche B2G nel 2023, fungendo da unico intermediario obbligatorio tra fornitori privati e pubbliche amministrazioni italiane per la validazione formale del file XML prima della consegna.
Lo SdI è l'infrastruttura dell'Agenzia delle Entrate che funge da intermediario tra fornitore e PA. Non è un semplice recapito: il SdI valida il file XML prima di consegnarlo al destinatario.
Puoi inviare il file allo SdI tramite:
- Portale web dell'Agenzia delle Entrate (per volumi bassi)
- PEC all'indirizzo [email protected]
- Canale SFTP (per volumi elevati, richiede accreditamento)
- Cooperazione applicativa (API, per sistemi gestionali integrati)
- Intermediario abilitato (software di fatturazione, commercialisti)
Il SdI controlla la conformità del file XML alle specifiche tecniche. Se il file supera i controlli formali, viene recapitato all'ufficio PA destinatario. Se non li supera, viene scartato con un codice errore.
Le notifiche dopo l'invio: accettazione, rifiuto, decorrenza
Dopo la consegna del file allo SdI, puoi ricevere diverse tipologie di notifica.
Notifiche SdI:
- Ricevuta di consegna: la fattura è stata consegnata all'ufficio PA destinatario.
- Notifica di mancata consegna: il SdI non riesce a recapitare la fattura (PEC piena, indirizzo errato). Hai 10 giorni per risolvere il problema, poi il SdI ci riprova automaticamente.
- Notifica di scarto: il file ha errori formali. La fattura è come non emessa. Devi correggere e reinviare con lo stesso numero o con numero nuovo.
- Attestazione di avvenuta trasmissione: rilasciata se la consegna rimane impossibilitata oltre i termini. Vale come prova di invio anche senza conferma di ricezione.
Notifiche dalla PA destinataria (entro 15 giorni dalla consegna):
- Notifica di accettazione: la PA ha preso in carico la fattura e avvierà il pagamento.
- Notifica di rifiuto: la PA ha rifiutato la fattura. Deve indicare il motivo. Devi emettere nota di credito e riemettere la fattura corretta.
- Decorrenza dei termini: se la PA non risponde entro 15 giorni, la fattura si considera accettata per silenzio-assenso (art. 25 D.Lgs. 231/2002). Conserva la ricevuta di consegna SdI come prova.
Il meccanismo di silenzio-assenso previsto dall'art. 25 D.Lgs. 231/2002 si attiva automaticamente allo scadere dei 15 giorni dalla ricevuta di consegna SdI: la conservazione di questa ricevuta è l'unica prova opponibile alla PA in caso di contestazione dei termini di pagamento.
Quali errori bloccano il pagamento di una fattura alla PA?
Gli errori che bloccano più frequentemente il pagamento di una fattura pubblica amministrazione sono tre: codice univoco ufficio (CUU) errato o mancante, assenza del CIG per contratti soggetti alla tracciabilità L. 136/2010, e campo EsigibilitaIVA non impostato a "S" per gli enti soggetti a split payment. La maggior parte degli scarti SdI si concentra su questi campi.
La maggior parte degli scarti e dei rifiuti si concentra su pochi errori ricorrenti. Conoscerli in anticipo evita settimane di attesa.
Codice univoco errato o mancante
È l'errore più frequente. Il CUU sbagliato produce scarto immediato da parte dello SdI, oppure la fattura viene consegnata all'ufficio sbagliato all'interno della stessa PA. In entrambi i casi il pagamento si blocca.
Prima di emettere, verifica sempre il CUU sul portale indicepa.gov.it. Attenzione: gli enti che hanno subito fusioni, riorganizzazioni o ridenominazioni possono avere codici aggiornati. Un CUU che usavi sei mesi fa potrebbe non essere più valido.
Se la PA ha il proprio ufficio di fatturazione separato dall'ente committente, il CUU da usare è quello dell'ufficio di fatturazione, non del dipartimento con cui hai il contratto. Chiedi sempre conferma al referente amministrativo dell'ente prima dell'emissione.
CIG e CUP: quando sono obbligatori e come ottenerli
Il CIG è obbligatorio per i contratti pubblici soggetti alla tracciabilità (L. 136/2010). L'ente che affida il contratto ha l'obbligo di comunicarti il CIG prima della stipula. Se non ti è stato comunicato, richiedilo esplicitamente: non puoi ottenerlo autonomamente perché è l'ente appaltante che lo genera su ANAC.
Inserire una fattura senza CIG quando è obbligatorio produce il rifiuto da parte della PA. Inserire un CIG errato ha lo stesso effetto. Alcune PA verificano la corrispondenza tra CIG e importo contrattuale.
Il CUP è generato dalla banca dati opencup.gov.it e ti viene comunicato nel contratto o nella lettera di aggiudicazione quando il progetto ha finanziamento pubblico. Nei contratti PNRR è quasi sempre presente.
La Legge 136/2010 sulla tracciabilità dei flussi finanziari rende il CIG obbligatorio in fattura per contratti pubblici superiori a €5.000: l'omissione o l'errore nel codice produce rifiuto automatico da parte della PA e blocca il pagamento indipendentemente dalla correttezza degli altri campi XML.
Fattura PA in regime forfettario: cosa cambia
I contribuenti in regime forfettario emettono la fattura PA in formato elettronico come tutti gli altri. La differenza riguarda l'IVA: poiché il forfettario non applica l'IVA, non ha split payment da gestire.
Il campo EsigibilitaIVA non si compila. La fattura reca la dicitura "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, Legge n. 190/2014 - Regime Forfettario. Non soggetto all'imposta sul valore aggiunto".
Il forfettario non deve applicare la ritenuta d'acconto sulle proprie fatture verso PA. Tuttavia, se la PA è sostituto d'imposta, può comunque effettuare ritenute a titolo d'acconto in alcuni casi specifici. Verifica con il tuo commercialista se il contratto presenta questa casistica.
La corretta indicazione del codice natura N2.2 (operazioni non soggette IVA per regime forfettario) nel campo Natura del file FatturaPA XML è necessaria quando l'aliquota è zero: l'omissione genera uno scarto tecnico da parte dello SdI anche per i contribuenti Legge 190/2014.
Caso d'uso reale - Una cooperativa nel settore facility management con 20 gare/mese ha centralizzato il monitoraggio di MePA, portali regionali e ANAC su un'unica dashboard Avvista, eliminando il lavoro su 4 portali separati. Grazie allo scoring A-E, ha filtrato preventivamente le gare non compatibili con il proprio profilo, riducendo il numero di fatture emesse su contratti marginali e concentrando le risorse sui contratti ad alto valore.
Fatturare alla PA è solo l'ultimo passo: prima devi vincere la gara
La fattura verso la PA è il risultato finale di un processo che inizia con l'individuazione del bando giusto: in Italia vengono pubblicate circa 267.000 procedure di gara ogni anno su piattaforme come ANAC BDNCP, MePA e portali regionali. Arrivare alla firma del contratto richiede monitoraggio sistematico delle fonti, verifica dei requisiti di partecipazione e analisi del contesto competitivo prima ancora di preparare l'offerta.
La fattura verso la PA è il risultato di un processo che inizia molto prima: individuare il bando giusto, valutare se si hanno i requisiti, preparare un'offerta competitiva. La fatturazione B2G riguarda solo chi ha già un contratto in mano.
Il problema reale per una PMI non è tanto compilare il file XML, ma arrivare alla firma del contratto. In Italia vengono pubblicate circa 267.000 procedure di gara ogni anno. Monitorarle tutte è impossibile. Filtrare quelle compatibili con il proprio profilo aziendale richiede ore di lavoro manuale su portali diversi.
Come Avvista ti aiuta a trovare e valutare le gare giuste
Avvista monitora oltre 20.000 fonti ufficiali - da ANAC BDNCP a MePA, dalla Gazzetta Ufficiale ai portali regionali e comunali - e attribuisce a ogni bando uno scoring A-E calibrato sul profilo aziendale. Le gare con scoring alto sono quelle dove il tuo profilo è compatibile con i requisiti richiesti.
Uno studio di ingegneria con 5 gare al mese ha eliminato 2 ore al giorno di monitoraggio manuale portali usando questa funzionalità . Il tempo risparmiato è stato reindirizzato all'analisi approfondita dei bandi con scoring A e B.
Per chi ha bisogno di approfondimento specifico sugli adempimenti correlati alla fatturazione, è disponibile il supporto per gli adempimenti di fatturazione verso la PA.
SCOPRI, ANALIZZA, DECIDI: dal bando pubblicato all'offerta
Il framework di Avvista segue tre fasi:
SCOPRI - Il sistema intercetta i bandi rilevanti dalle 20.000+ fonti e li porta su un'unica dashboard, con scoring A-E che indica la compatibilità con il profilo aziendale. Le aziende smettono di cercare e iniziano a valutare.
ANALIZZA - Per ogni bando, quattro schede AI (Riepilogo, Rischi, Suggerimenti, Confronto Profilo) sintetizzano le informazioni chiave. Disponibili in tutti i piani, illimitate. Una PMI di servizi IT con 12 gare all'anno ha ridotto il tempo di preparazione del DGUE da 3 ore a 8 minuti per gara grazie a queste schede.
DECIDI - Disponibile nel piano Pro. Include la gap-analysis dei requisiti, la valutazione pre-bid, i benchmark sui ribassi storici, il profilo della stazione appaltante e dei competitor abituali, le business analytics.
La gap-analysis sui requisiti: scopri se soddisfi il bando prima di leggerne 80 pagine
La gap-analysis è la funzionalità che distingue Avvista da un semplice aggregatore di bandi. Non ti dice solo cosa chiede il bando. Ti dice se tu lo soddisfi.
Il sistema confronta i requisiti tecnici ed economici del bando con il profilo aziendale inserito. Il risultato è una mappa verde/giallo/rosso: verde significa requisito soddisfatto, giallo significa requisito parziale o da verificare, rosso significa requisito mancante.
Questo permette di decidere prima di investire tempo nella lettura integrale del capitolato. Una PMI che partecipa a 12 gare l'anno con risorse limitate non può permettersi di scoprire a metà della preparazione dell'offerta che non soddisfa un requisito economico minimo.
La gap-analysis è inclusa nel piano Pro. Chi vuole capire come costruire la propria documentazione amministrativa per partecipare a una gara PA trova un approfondimento dedicato.
Il Documento di Gara Unico Europeo (DGUE), introdotto dal Regolamento UE 2016/7, è il documento standard richiesto da tutte le stazioni appaltanti italiane per autocertificare i requisiti di partecipazione: la sua compilazione corretta condiziona l'ammissibilità dell'offerta indipendentemente dalla qualità tecnica ed economica proposta.
Piani, prezzi e cosa include il trial gratuito di Avvista
Avvista offre due piani self-serve con prezzi pubblici: STARTER a €149/mese (annuale) e PRO a €289/mese (annuale). Il trial gratuito dura 7 giorni, include il piano PRO completo con gap-analysis, e non richiede carta di credito.
Avvista ha due piani self-serve con prezzi pubblici.
Il piano STARTER include SCOPRI e ANALIZZA: monitoraggio bandi da 20.000+ fonti, scoring A-E, schede AI illimitate. Non include la gap-analysis sui requisiti né i benchmark sui ribassi.
Il piano PRO aggiunge tutto il blocco DECIDI: gap-analysis, valutazione pre-bid, benchmark ribassi storici, profilo stazione appaltante, business analytics.
STARTER e PRO: cosa cambia e quando conviene il piano superiore
Il piano STARTER è adatto a chi partecipa a un numero limitato di gare all'anno (sotto le 10-12) e vuole principalmente ridurre il tempo di monitoraggio e ottenere un primo livello di sintesi AI sui bandi individuati.
Il piano PRO conviene quando si partecipa a più gare, quando i bandi hanno requisiti tecnici ed economici complessi da verificare, o quando si vuole capire in anticipo il profilo competitivo della gara (chi ha vinto in passato, con quale ribasso). Una cooperativa facility con 20 gare al mese ha quantificato il risparmio in €15.000 all'anno rispetto al costo di un consulente esterno equivalente.
7 giorni di prova gratuita, piano PRO completo, senza carta di credito
Il trial dura 7 giorni e include il piano PRO completo. Non richiede carta di credito. Permette di testare tutte le funzionalità - inclusa la gap-analysis - su bandi reali nel proprio settore.
Avvista non include la compilazione automatica: a cosa serve Cato
Avvista copre la fase di scoperta, analisi e decisione. Non include la compilazione automatica dei documenti di gara (DGUE, dichiarazioni, offerta tecnica).
Quella funzionalità è di Cato (get-cato.com), un prodotto separato con pricing su richiesta e percorso sales-led. Chi ha bisogno di compilazione automatica dei documenti di gara deve valutare Cato come strumento complementare, non Avvista.
Inizia oggi: trova le gare PA giuste e non presentarti mai impreparato
La fattura verso la PA presuppone un contratto. Il contratto presuppone un'offerta. L'offerta presuppone di aver trovato la gara giusta in tempo utile, di averne verificato i requisiti, di aver capito il contesto competitivo.
Emettere correttamente una fattura pubblica amministrazione - con il CUU giusto, il CIG presente, lo split payment configurato - è un adempimento tecnico che si impara una volta sola. La parte difficile è arrivare a quel punto con il contratto firmato.
Per approfondire la gestione dell'IVA nelle fatture verso enti pubblici, leggi la guida completa allo split payment con esempi pratici e verifica se rientri tra i soggetti obbligati allo split payment nel 2026.
Vuoi trovare le gare giuste prima ancora di pensare alla fattura? Inizia il trial gratuito di 7 giorni — piano PRO completo, senza carta di credito.
Domande frequenti sulla fattura alla Pubblica Amministrazione
Cosa succede se inserisco un codice IPA sbagliato?
La fattura viene scartata dallo SdI o consegnata all'ufficio sbagliato. In entrambi i casi il pagamento non parte. Se lo SdI la scarta, devi correggere il file e reinviarlo. Se viene consegnata all'ufficio errato, la PA mittente può rifiutarla. Verifica sempre il codice univoco ufficio su indicepa.gov.it prima di emettere. Il portale IPA è aggiornato in tempo reale dagli stessi enti.
Il CIG è sempre obbligatorio nella fattura PA?
No, ma lo è nella maggior parte dei casi. Il CIG è obbligatorio per i contratti pubblici soggetti alla tracciabilità dei flussi finanziari (L. 136/2010), in genere per importi superiori a €5.000. Esistono eccezioni per utenze, canoni ricorrenti e acquisti di minimo importo. Se hai firmato un contratto con un CIG, devi inserirlo in fattura. La fonte normativa è la L. 136/2010 e le Linee guida ANAC sulla tracciabilità .
Come faccio a sapere se devo applicare lo split payment?
Lo split payment si applica quando il tuo cliente è una PA inclusa nell'elenco annuale del MEF, e tu non sei un professionista soggetto a ritenuta d'acconto. In quel caso imposti EsigibilitaIVA = S nel file XML. La PA trattiene l'IVA e la versa direttamente all'Erario. I professionisti con ritenuta d'acconto sono esclusi. Il riferimento normativo è art. 17-ter DPR 633/1972. Per l'elenco completo dei soggetti, consulta la sezione soggetti obbligati allo split payment nel 2026.
Qual è la differenza tra CodiceDestinatario e PECDestinatario?
Il CodiceDestinatario è il codice univoco ufficio a 6 caratteri alfanumerici, recuperato da indicepa.gov.it. È il canale preferito perché garantisce la consegna diretta al sistema dell'ente. Il PECDestinatario è l'indirizzo PEC dell'ufficio e si usa come alternativa quando l'ente non ha ancora un canale SdI attivo. Nella pratica corrente, quasi tutti gli uffici PA hanno il CUU attivo: usa sempre CodiceDestinatario se disponibile.
Entro quanto tempo la PA deve pagare una fattura?
La PA ha 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura per pagare (60 giorni per enti sanitari). Il termine decorre dalla data di consegna certificata dallo SdI, non dalla data di emissione. Se la PA non accetta né rifiuta la fattura entro 15 giorni dalla consegna, scatta la decorrenza dei termini e la fattura si considera accettata. Il riferimento è il D.Lgs. 231/2002 (attuazione Direttiva 2011/7/UE sui pagamenti nelle transazioni commerciali).
Aggiornato a giugno 2026.
Domande frequenti
Gestisci le gare con Avvista
Monitora bandi, analizza i requisiti e scopri se puoi vincere, requisito per requisito. Provalo gratis.